Кто должен подписывать первичные документы?

Содержание
  1. Право подписи в ООО
  2. Юридический базис
  3. Кто вправе подписывать документы
  4. Подписание документов неуполномоченным лицом
  5. Право подписи первичных документов
  6. Что такое первичные документы
  7. Базовые сведения
  8. Что такое подпись
  9. Что относят к данной категории
  10. Правовая база
  11. Зачем нужна первичка?
  12. Кто имеет право подписи первичных учетных документов
  13. Что такое первичные учетные документы
  14. Кто в организации имеет право подписи первичных документов
  15. Формирование списка лиц, имеющих право подписи
  16. Кто утверждает перечень лиц
  17. Нужна ли доверенность
  18. Кто подписывает при ликвидации
  19. Можно ли не сотруднику организации
  20. Кто может подписывать за ИП
  21. Для чего нужен приказ на право подписи
  22. Как удостоверить право подписи первичных документов приказом или доверенностью
  23. Кто составляет приказ
  24. Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов
  25. Основание для приказа
  26. Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов
  27. Что писать в приказе
  28. Образец приказа о праве подписи первичных документов
  29. Образец приказа о праве подписи счетов фактур
  30. Как оформить приказ
  31. Как отозвать право подписи
  32. Кто подписывает первичные документы
  33. Кто в организации имеет право подписи первичных документов
  34. Каким образом может быть передано право подписи первичных документов
  35. Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов
  36. Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов
  37. Электронная подпись на бухгалтерских документах
  38. Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия
  39. Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
  40. Этап 2. Происходит оплата по сделке
  41. Этап 3. Получение товара или услуги
  42. Обязательные первичные документы
  43. Договор
  44. Счет на оплату
  45. Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
  46. Товарная накладная или товарный чек
  47. Акт оказанных услуг (выполненных работ)
  48. Счет-фактура
  49. Кто может подписывать первичные документы?
  50. Подписание первичных документов по доверенности
  51. Приказ на право подписи первичных документов
  52. Факсимильная подпись на первичных документах

Право подписи в ООО

Кто должен подписывать первичные документы?

Общество признается самостоятельным субъектом гражданского оборота. Однако действует организация всегда через своих представителей. Руководитель ООО, должностные лица или иные специалисты наделяются правом подписи.

Такие посредники приобретают полномочия в силу закона, устава, доверенности, приказа или судебного решения. Порядок зависит от типа документов и статуса физлица.

Пренебрежение должным оформлением грозит недействительностью сделок и невозможностью проведения хозяйственных операций.

Юридический базис

Право подписи документов от имени ООО автоматически признается только за руководителем. Статья 40 закона 14-ФЗ от 08.02.98 наделяет единоличный исполнительный орган следующими полномочиями:

  • выдача доверенностей;
  • заключение сделок;
  • издание приказов, в том числе о найме, увольнении и переводе сотрудников;
  • представительство в государственных и муниципальных структурах;
  • отстаивание интересов компании в отношении с третьими лицами.

Глава общества действует на основании устава. Условием беспрепятственного осуществления полномочий является внесение информации о нем в ЕГРЮЛ.

Штатным сотрудникам и сторонним специалистам право подписи предоставляется директором ООО. Существует два способа:

Приказ Доверенность
Составление некоторых документов может входить в обязанности штатных сотрудников. Так, должностная инструкция рядового бухгалтера предполагает оформление накладных, путевых листов, счетов. Кладовщик должен визировать акты приемки, мастера – подавать отчеты о выполненной работе. Право подписи таким специалистам предоставляется в момент назначения на должность (кадровый приказ). Кроме того, в компании утверждается перечень лиц, которым разрешено подписывать внутренние финансовые документы (разъяснения Минфина России № ПЗ-10/2012). Такие распоряжения действуют только внутри организации. Они не имеют обязательной силы для третьих лиц и не могут адресоваться нетрудоустроенным специалистамДиректор общества может наделить штатного сотрудника или стороннего специалиста правом подписания специфических документов. С этой целью оформляется доверенность (ст. 185 ГК РФ). Так, письменное уполномочие выдается:· на получение товарно-материальных ценностей с оформлением приемочных актов; · на подачу документов в прокуратуру, МВД РФ, суды, прочие государственные органы; · на работу с обслуживающим организацию банком и т. д. Доверенность на право подписи удостоверяется директором. Нотариальное свидетельствование не требуется (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Правило распространяется на все инстанции, включая налоговые органы. Настаивать на удостоверении доверенности от имени ООО служба не вправе.Оформить документ можно на лицо, не состоящее с организацией в трудовых отношениях. Если речь идет о штатном сотруднике, полномочия могут выходить за рамки служебных обязанностей. В этом основное отличие доверенности от приказа

Право подписи может предоставляться должностным лицам общества и отраслевыми нормативными актами. Так, указаниями ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 главному бухгалтеру предписывается визировать кассовые документы.

Директор компании вправе возложить эту обязанность на другое лицо, выдав доверенность или издав приказ. Главному же бухгалтеру достаточно назначения на должность. Аналогичная ситуация складывается со счетами-фактурами.

Требование о наличии в форме подписи главбуха закреплено ст. 169 НК РФ.

Кто вправе подписывать документы

Выступать от имени организации и визировать деловые бумаги могут разные лица. Условно их можно поделить на несколько групп:

Категория ОснованиеПримеры Перечень документов
Единоличный исполнительныйорганУстав, ст. ст. 40 и 42 закона 14-ФЗГенеральный директор, президент, управляющийСписок остается открытым. В него входят сделки, приказы, распоряжения, доверенности и пр.
Коллегиальный исполнительный органУстав, ст. 41 закона 14-ФЗПредседатель правления или дирекцииКомпетенция определяется уставом
Коллегиальный орган управленияУстав, ст. 44 закона 14-ФЗГлава наблюдательного советаОбъем полномочий прописывается уставом
СобственникиУстав, ст. 7–8, 32 – 39 закона 14-ФЗ, ст. 9 закона 129-ФЗУчредители и участники, вошедшие в состав ООО после созданияВладельцы общества вправе подписывать протокол общего собрания. Единоличный участник издает решения. Учредителям ООО также предоставляется право подписи заявления Р11001
Штатные сотрудникиПриказ директора о подписании документовГлавный бухгалтер, заместители директора, юрист, инспектор отдела кадров, кассир и т. д.Перечень устанавливается должностной инструкцией или внутренними нормативными актами
ПредставителиДоверенность ООО на право подписиАдвокаты, судебные защитники, специалисты, привлеченные на условиях аутсорсингаСписок документов прописывается в доверенности
Органы контроляУстав, ст. 47 закона 14-ФЗРевизор или председатель ревизионной комиссииПодпись ставится на заключениях и отчетах, а также приложениях к ним
Независимые специалистыСудебное решение, закон 127-ФЗ от 26.10.02Внешние и конкурсные управляющие, специалисты, ответственные за финансовое оздоровление фирмыПолномочия таких представителей определяются процессуальным положением. Так, компетенции посвящены ст. 83, 99, 129 закона 127-ФЗ. Управляющие действуют за директора либо совместно с ним, в интересах конкурсных кредиторов
ЛиквидаторыУстав, решение общего собрания собственников или единоличного учредителя, ст. 57–58 закона 14-ФЗПредседатель ликвидационной комиссииЛиквидатор подписывает весь комплекс документов по прекращению деятельности компании. Он выступает за руководителя ООО, признается заявителем на этапе регистрации закрытия бизнеса

Подписание документов неуполномоченным лицом

Пренебрежение правилами грозит недействительностью сделок, отказом в приемке отчетности и прочими негативными последствиями.

Источник: https://newfranchise.ru/baza_znaniy/ooo/pravo-podpisi-v-ooo

Право подписи первичных документов

Кто должен подписывать первичные документы?

Первичная документация в компании может подписываться определенными лицами. Для передачи возможности росписи на ряд хозяйственных и учетных актов руководитель может оформить специальный приказ или доверенность, которая составляется от имени фирмы. Это позволяет наделить полномочиями определенное лицо, которое занимается хозяйственной деятельностью или бухгалтерским учетом.

Порядок наделения обязанностями требуемого лица должен осуществляться в соответствии с законодательством.

Что такое первичные документы

Бумаги являются первичными, если они осуществляют регистрацию осуществленных сделок хозяйственного типа. Получается, что для внесения фактов и сведений в бухгалтерский учет требуется наличие первичной документации в виде договоров, оформленных сделок.

Любой акт первичного типа несет в себе информацию о хоздеятельности предприятия, а также об экономических фактах.

Первичные документы: виды

Базовые сведения

Любая операция хозяйственного типа, проводимая на предприятии или в организации, сопровождается оформлением специальных документов, которые называют первичными.

На основе совокупности документации ведется бухгалтерский учет.

Возможность росписи может быть установлена специальным распоряжением, учетной политикой или дополнительными бумагами, в которые входят должностные инструкции и доверенности.

По законодательству желательно наличие списка лиц в учетной документации. Это позволит избежать проблем с оформлением бланков.

Что такое подпись

Под подписью подразумевается роспись представителя или должностного лица. Она должна быть собственноручной и подтверждает подлинность акта или копии.

Подпись состоит из трех основных частей, в том числе наименования должности, личной росписи и расшифровки, которая включает в себя фамилию и инициалы.

Само подписание означает наличие юридической силы, поэтому подписывать должно только то лицо, которое установлено с помощью различной документации.

Читать так же:  ​​​Коды бюджетной классификации на 2020 год

Что относят к данной категории

К категории относится документ учета для бухгалтеров и налоговой. Документация:

  • счет-фактура;
  • платежное поручение;
  • акт;
  • выписка;
  • справка;
  • накладная.

Также сюда относят все бумаги, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации. Они должны быть правильно оформлены, а также содержат росписи ответственных лиц.

Правовая база

База включает в себя несколько основных нормативных актов. Среди них:

Согласно последнему законодательному акту любой процесс оформления первичного акта требует наличия реквизитов.

По законодательству правильное составление документации обязательно, так как на основе нее ведется учет.

Зачем нужна первичка?

Первичка используется для фиксации действий предпринимателя и организации, то есть любая деятельность является подотчетной. Документация может быть унифицированной или произвольной. Все зависит от типа деятельности и наличия дополнительных факторов, например, есть опасное производство или фирма занимается государственными поставками.

Любая бумага содержит ряд данных:

  • наименование и дату составления;
  • наименование предприятия;
  • тип и название хозоперации;
  • данные лиц, участвующие в операции;
  • подпись ответственного лица, то есть того, кто имеет право на данную операцию и оформление бланка.

Роспись считается обязательной. При этом, неважно будет она цифровой или собственноручной. Главным будет наличие росписи и возможность лица на нее.

Кто имеет право подписи первичных учетных документов

За исключением руководителя компании есть ряд лиц, которые имеют полномочия на оформление бумаг. Эти лица устанавливаются с помощью:

  • устава фирмы, то есть учетная политика устанавливает все лица, которые могут подписывать и оформлять первичку;
  • должностных инструкций;
  • специального приказа;
  • доверенности.

Что такое первичные учетные документы

Учетный вариант является фиксированным актом совершения хозяйственной операции, которая проводится в организации. Учетность в данном случае выражается тем, что такие данные требуются для полноценного учета как бухгалтерского, так и налогового. Получается, что к учетным документам относятся все оформленные и подписанные бланки.

Кто в организации имеет право подписи первичных документов

Ранее возможностью обладали два лица в виде руководителя и главного бухгалтера, но после изменения законодательства по умолчанию ее имеет только руководитель. Дополнительно ею наделяются уполномоченные лица. Они могут быть уполномочены как с помощью распоряжения, так и по должностной инструкции.

Формирование списка лиц, имеющих право подписи

Формирование списка лиц, которые имеют возможность подписывать документацию, осуществляется руководителем и главным бухгалтером. Любые финансовые бумаги должны заполняться этими лицами, а также их заместителями, если они были внесены в список.

По текущим нормам все росписи ответственных лиц должны быть зафиксированы и переданы в требуемые учреждения, например, в банк.

Читать так же:  ​​Как рассчитать подоходный налог с зарплаты

Важным моментом будет формирование списка уже на этапе создания организации, то есть информация прописывается в уставе.

Кто утверждает перечень лиц

Утверждение перечня лиц осуществляется непосредственно руководителем. Но требуется согласование с главным бухгалтером. При отсутствии данных лиц утверждение может быть передано с помощью специального приказа ответственному лицу.

Нужна ли доверенность

Чаще всего она используется при длительном отсутствии руководителя или привлечения в управленческий орган постороннего для организации лица. Максимальный срок действия составляет три года.

Кто подписывает при ликвидации

При обычных ситуациях роспись принадлежит директору, но этот момент является неактуальным при ликвидации. С того момента как полномочия были переданы лицу, которое является ликвидатором, обязанность принадлежит ему, то есть после этой процедуры роспись директора будет считаться недействительной.

Это связано с тем, что ликвидатор на время ликвидации организации получает весь пакет обязательств.

Можно ли не сотруднику организации

На сотрудника организации чаще всего оформляется акт, если данный момент не учтен в других документах, например, в должностной инструкции. Если гражданин не является работником организации или находится за штатом, то потребуется оформлять доверенность, согласованную с руководителем и имеющую печать предприятия.

Законодательно нет ограничений по передаче обязанностей другим лицам, то есть можно дать возможность подписывать бумаги любому человеку.

Кто может подписывать за ИП

Подписывать кассовые бланки может кассир, который имеет данную возможность по должностной инструкции. Вся остальная документация должна подписываться непосредственно индивидуальным предпринимателем. В противоположном случае он будет привлечен к ответственности, так как законодательно передача росписи у ИП не закреплено.

Для чего нужен приказ на право подписи

Акт используется в тех случаях, когда требуется расширить список лиц, обладающих доступом к бумагам первичного типа. Он составляется руководителем в случае необходимости наделения данными правами штатного сотрудника.

Как удостоверить право подписи первичных документов приказом или доверенностью

Удостоверение специальным распоряжением или доверенностью используется в различных случаях. Акт используют для штатных сотрудников. Второй вариант может быть использован для любого лица, но чаще всего доверенное лицо выбирается не из штата.

В данном случае руководитель сам определяет, каким способом наделить человека возможностями, но приказ не может использоваться для посторонних лиц.

Когда требуется проведение внешне корпоративных мероприятий, то требуется составление доверенности.

Приказ на право подписи первичных документов

Кто составляет приказ

Распоряжение всегда составляется от имени фирмы. Но здесь есть нюанс в виде обязательного ознакомления руководителя с данным бланком и наличия его росписи после данной процедуры. Получается, что составляться акт может даже кадровым сотрудником, но утверждать его будет директор, так как именно он имеет необходимые полномочия.

Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов

Оформление осуществляется за несколько дней до его вступления в силу. Это требуется для предварительного ознакомления сотрудников, которых наделили дополнительными обязанностями.

Читать так же:  Как рассчитать налоговую нагрузку

Любой процесс оформления должен быть осуществлен с учетом всех законодательных норм, так как в противоположном случае он будет признан недействительным, а все операции, проведенные назначенным сотрудником, аннулированы.

Основание для приказа

По общему правилу любой акт должен иметь под собой основание. В указанном случае основанием являются статьи 7 и 9 ФЗ № 402-ФЗ. Требуется наличие ссылки на данный законодательный акт.

Причина передачи также может быть прописана. Например, это может быть отпуск одного из ответственных лиц или увеличение документооборота.

Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов

У доверенности есть ряд обязательных пунктов, которые должны быть заполнены. Основная структура доверенности является стандартной, то есть должны быть указаны все лица и их данные. Дополнительно потребуется наличие нотариального заверения.

Еще одним важным моментом будет являться полная информация по организации, то есть вписываются реквизиты.

Что писать в приказе

Кроме заполнения всех необходимых данных и удостоверения бланка потребуется прописать законодательную базу в виде ФЗ № 402, а также желательную фразу «для соблюдения норм законодательства».

В распоряжении прописываются все обязанности и типы бумаг, для которых открываются возможности у сотрудника.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Образец приказа о праве подписи счетов фактур

Образец приказа о праве подписи счетов фактур

Как оформить приказ

В первую очередь оформляется стандартный бланк. Далее потребуется прописать ряд пунктов:

  • данные компании;
  • данные лиц, которые оформляют бумагу;
  • информация о сотрудниках, которые получили новые обязательства;
  • обоснование причины и наличие основания;
  • список документации, которая стала доступна указанным сотрудникам;
  • печать и датировка.

Заполнение является стандартным, но потребуется точно указать список сотрудников и предоставленную им возможность.

Как отозвать право подписи

Отзыв осуществляется двумя способами. При первом случае истекает срок доверенности, что означает автоматическую отмену. При втором варианте потребуется издать распоряжение, которое отменяет действие предыдущего. Распоряжение должно содержать все данные предыдущего и дату отмены. Ответственное лицо должно быть уведомлено и ознакомлено с бумагой.

Если доверенность еще не истекла, то потребуется ее также отменять. Оформленные на бланке фирмы должны быть аннулированы руководителем с помощью распорядительного акта. Если доверенность была заверена у нотариуса, то и отмена действия должна происходить у него.

При необходимости в организации могут предаваться определенные обязанности. Возможность подписывать документацию имеет руководитель и ряд лиц, которые имеют соответствующий допуск. Дополнительно данное право предоставляется с помощью специального распоряжения или доверенности, если необходимо привлечь постороннего человека или требуются операции вне фирмы.

Источник: https://zakonoved.su/%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE-%D0%BF%D0%BE%D0%B4%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B8-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B2%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2.html

Кто подписывает первичные документы

Кто должен подписывать первичные документы?

Понятие «документы первичного учета» устанавливается частью 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.

2011 №402-ФЗ, вступившим в действие с 1 января 2013 года, далее — Закон № 402.

В нем сказано, что любой факт хозяйственной деятельности предприятия должен осуществляться на основании или подтверждаться впоследствии надлежащим образом оформленными первичными учетными документами.

До принятия Закона № 402 формы первичной учетной документации были унифицированы. Их обязаны были использовать для подтверждения своих хозяйственных операций все без исключения предприятия.

После принятия этого закона у работодателей, кроме государственных структур, появилась возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать такие формы «первички», которые оптимальны именно для них. Впрочем, большинство работодателей предпочитают не изобретать велосипед и вполне успешно продолжают использовать унифицированные формы.

При необходимости, они адаптируют их к особенностям своей производственной деятельности, устанавливая перечень лиц имеющих право подписи первичных документов.

Обратите внимание: обязательными для использования всеми предприятиями по-прежнему остались две унифицированные формы: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53).

Эти документы могут подразделяться на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета, основные из них представлены в таблице ниже.

Тип первичных документовВид документов
Документы кадрового учетаЛичная карточка работника;Штатное расписание;График отпусков;Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труд;Табель учета рабочего времени.
Документы бухгалтерского учетаДоговор;Счет;Выписка с расчетного счета;Платежные документы;Накладная и счет-фактура;Акт выполненных работ/ оказания услуг;Кассовый, товарный чек или ордер.

К документам первичного кадрового учета относятся те кадровые документы, которые используются для учета трудовой деятельности работников предприятия и ее оплаты. На основании этих документов бухгалтерия производит расчет пособий, отпускных и командировочных, начислений по сдельным и временным расценкам, расчет налоговых отчислений и выплат по страховым взносам во внебюджетные фонды.

Кто в организации имеет право подписи первичных документов

Любой первичный документ, чтобы он имел юридическую силу, должен иметь обязательные реквизиты, к которым относятся:

наименование документа;

дата его составления;

наименование предприятия — субъекта хозяйственно-экономической деятельности, составившего данный документ;

описание факта хозяйственной деятельности и его содержание;

количественные показатели в натуральном или денежном исчислении;

должности лиц совершивших или заверивших хозяйственную операцию;

подписи лиц, заверивших факт совершения хозяйственной операции с указанием всех их реквизитов, позволяющих однозначно идентифицировать этих лиц.

До принятия Закона №426 право подписи первичных учетных документов по умолчанию имели руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Теперь вторя подпись не обязательно должна принадлежать главному бухгалтеру — это может быть иное должностное лицо, уполномоченное на подписание документов руководителем предприятия.

Да и собственное право подписи первичных документов директор компании также может передать другим сотрудника компании или даже третьим лицам.

Каким образом может быть передано право подписи первичных документов

Передача права подписи первичных учетных документов может быть осуществлена одним из двух способов:

в соответствии с внутренним распорядительным документом (приказом), подписанным руководителем;

на основании доверенности, выданной поручителем — руководителем компании доверенному лицу, которым может быть сотрудник этого предприятия или даже постороннее физическое лицо.

Основное различие этих двух вариантов передачи права подписи первичных документов в том, что приказом или иным локальным нормативным актом такая передача может быть предусмотрена хоть и в отношении конкретных людей, но занимающих определенные должности. То есть, в этом случае, в должностные обязанности человека, который получает данное право, входит подписание документов первичного кадрового или/и бухгалтерского учета.

В том случае, когда оформляется доверенность на право подписи первичных документов, это право передается конкретному физическому лицу, которое может даже не быть сотрудником данной организации.

Обратите внимание: Приказ и доверенность на право подписи первичных учетных документов предприятия регулируются разными отраслями права: приказ — трудовым законодательством, доверенность — гражданским.

Как и когда лучше оформить приказ на право подписи первичных документов

При выборе типа нормативного документа, которым будет делегировано право подписи «первички», следует руководствоваться тем, на кого распространяется ее действие. Если эти учетные документы внутреннего пользования и касаются только взаимоотношений работников и работодателя, следует издать приказ на право подписи первичных документов.

Такой приказ может быть оформлен как на одно определенное должностное лицо, но им также может быть утвержден и перечень лиц имеющих право подписи первичных документов. При этом в перечень могут быть включены как лица, трудовая функция которых ранее не предполагала такого права, так и те сотрудники, у которых такое право имеется в силу должностного положения.

В прежней редакции закона о бухгалтерском учете содержалось требование, чтобы такой список утверждался руководителем после согласования с главным бухгалтером организации. Действующая редакция Закон№ 426 не требует, чтобы руководитель утверждал, а главный бухгалтер согласовывал такой перечень лиц имеющих право подписи первичных документов.

Но Министерство финансов России настаивает, чтобы на этом важном документе все-таки имелся гриф утверждения руководителем предприятия.

Такой перечень с указанием видов первичных документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник позволит четко распределить полномочия между ними и предотвратит возникновение неясных или двойственных ситуаций.

Приказом может предусматриваться и возложение полномочий по подписанию каких-то определенных документов на конкретное должностное лицо. В этом случае важно четко оговорить, какие-именно документы имеет право подписывать данный сотрудник.

Кроме того, в качестве приложения к приказу необходимо оформить образец подписи того сотрудника, которому делегируются полномочия по подписанию документов первичного учета. Приказ о праве подписи первичных документов, образец, представлен ниже.

Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов

Для совершения и заверения внешних операций, чаще всего, требуется доверенность на право подписи первичных документов. Выписывает ее руководитель, действующий от имени предприятия на основании уставных документов.

В данном случае именно он выступает в роли доверителя. Доверенное лицо представляет не организацию, а себя лично.

Поэтому в доверенности, как правило, не указывается должность доверенного лица, да и само оно вовсе не обязательно является сотрудником данного предприятия.

В настоящее время в отношении сроков действия доверенности никаких ограничений не существует, указать можно любой.

Но обязательным реквизитом без которого такой документ не будет иметь никакой юридической силы, является дата выдачи доверенности на право подписи первичных документов.

В том случае, когда срок ее действия не указан, действителен будет этот документ только в течение одного года с того дня, когда выдан.

Обратите внимание: Если доверенность на право подписи первичных документов будет у доверенного лица отозвана, об этом следует предупредить всех контрагентов, с которыми он осуществлял взаимодействие, действуя по доверенности.

Если доверенность на право подписи первичных документов выдана физическому лицу, которое является сотрудником предприятия, это следует отразить в тексте его трудового договора или допсоглашения к этому документу, а также в должностной инструкции. И на допсоглашении, и на должностной инструкции ему нужно будет расписаться с указанием даты ознакомления.

Образец доверенности на право подписи первичных документов представлен ниже.

Электронная подпись на бухгалтерских документах

На сегодняшний день довольно распространенным стал такой способ подписания документов, как электронный. Она необходима для подписания только электронных документов.

Тип подписи, который компания использует для подписания своих документов компания определяет самостоятельно. При этом она должна следовать требованиям законодательства, а точнее законом №63-ФЗ от 06.04.2011. Предусмотрены следующие виды электронных подписей:

  • простая (неквалифицированная);
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Несмотря на то, что правила подписания электронных документов и вид используемой подписи определяются законодательством, многие фирмы осуществляют электронный документооборот по согласованию с контрагентами. При этом вид электронной подписи, которой подписываются документы определяется участниками документооборота и закрепляется в соглашении.

Какой из указанных видов подписей будет использовать организация зависит юридическая значимость документа. Если первичные документы заверяют простой подписью или усиленной неквалифицированной, то принять их для налогового и бухгалтерского учета не получится. Они в данном случае не будут признаваться равнозначными с документами, составленными на бумаге и заверенными личной подписью.

Важно! Только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью будут признаваться равноценными бумажным документам с личной подписью. Они могут приниматься и к бухгалтерскому и налоговому учету.

Первичные документы необходимо составлять в момент совершения операции, сделки или какого-либо события. Если это сделать невозможно, то документ оформляют уже после совершения сделки. При этом ответственность за оформление документа будут нести сотрудники, подписавшие документ. Такие правила установлены 9 статьей 402-ФЗ.

Важно! Сотрудники, которые имеют право подписи первичных документов утверждаются приказом руководителя компании. В приказе указывается перечень лиц и их должности.

Порядок, по которому происходит подписание документов, содержащих денежные операции, регламентируется иными нормативными актами, например, указанием Банка №3210-У, а также Положением Банка №383-П.

Источник: https://gmvp.ru/kto-podpisyvaet-pervichnye-dokumenty/

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Кто должен подписывать первичные документы?

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

 Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. 

Есть старая поговорка: «Кому война, а кому мать родна», — и ее часто вспоминают в кризис, потому что даже в условиях глубокой рецессии можно найти свою нишу и открыть бизнес. Расскажем, в каких сферах это возможно сегодня.

, Елена Космакова

Все крупные бизнесы когда-то были маленькими стартапами: IKEA, KFC или продуктовая сеть «Магнит». Такие примеры вдохновляют и мотивируют начинающих предпринимателей. Как найти идею для своего стартапа? В статье расскажем о нескольких подходах.

, Елена Космакова

Ваши продукты или услуги популярны на рынке, а вложения в бизнес быстро окупаются? Откройте франшизу, чтобы расширить территорию влияния. Расскажем о подготовке, поиске партнеров и приведем чек-лист для начинающего франчайзера.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/263

Кто может подписывать первичные документы?

Кто должен подписывать первичные документы?

В общем случае правом представлять компанию (действовать от имени компании), в том числе подписывать первичные учетные документы, не имея доверенности и каких-либо иных документов, обладает единоличный исполнительный орган компании – ее руководитель или получившее такие функции по договору лицо (например, управляющий).

Если ли еще, кто может подписывать первичные документы? Ведь может получится так, что руководитель отсутствует на рабочем месте, находится на больничном или в отпуске, или документооборот организации слишком большой и одному человеку нереально справиться с таким объемом работы. Что делать в таком случае? Можно ли передать право подписи документов другим лицам?

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяет руководитель компании приказом или другим распорядительным документом. Руководитель имеет право выдать доверенность на право подписания соответствующих документов как за руководителя организации, так и ее должностных лиц.

Какой документ подтвердит право подписи первичных документов – приказ или доверенность? Подтвердить полномочия гражданина на подпись первичных документов может и тот, и другой документ. В чем отличие между этими документами? Давайте разберемся.

Подписание первичных документов по доверенности

Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности.

Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании.

Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.

Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:

  • выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
  • обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.

Доверенность на право подписи первичных документов образец, утвержденный официально, не имеет. Она составляется в свободной форме. В шапке указывается название компании, номер доверенности, число, когда была выдана доверенность. Основная часть документа будет выглядеть следующим образом:

«ООО «Людмила» в лице генерального директора Назарова Д.В., действующего на основании устава, настоящей доверенностью предоставляет учредителю общества с ограниченной ответственностью «Людмила» Волниной Дарье Владимировне (необходимо указать полностью паспортные данные и место проживания) право подписи договоров (соглашений, контрактов).

Доверенность выдана на срок со 2 сентября 2016 до 2 сентября 2017 года.».

Далее идет образец подписи доверенного лица и подпись генерального директора.

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ оформляется руководителем на определенных должностных лиц, трудящихся в компании, и действует все время, пока они являются работниками компании. Таким образом, можно выделить несколько отличий доверенности от приказа:

  • доверенность оформляется на определенное физлицо, а не на работника, занимающего определенную должность в компании;
  • доверенность выдается обычно на конкретно определенный срок (например, на год);
  • доверенность может быть выдана на физлицо, не состоящее в трудовых отношениях с компанией, тогда как действие приказа распространяется на сотрудников компании.

Форма приказа на право подписи первичных документов законодательно не утверждена, компания может составить данный документ самостоятельно. В приказ целесообразно включить следующую информацию:

  • ФИО сотрудников;
  • должности сотрудников, которые наделяются правом подписи документов;
  • приказ может содержать конкретный перечень документов.

Факсимильная подпись на первичных документах

Некоторые руководители полагают, что наделять правом подписывать документы работников необязательно – можно просто использовать факсимиле вместо собственной подписи. Согласно гражданскому кодексу, использовать факсимиле можно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако использование факсимиле именно на первичных документах – вопрос спорный: контролирующие органы считают, что использование факсимиле при оформлении первичных документов неправомерно.

Несмотря на то, что были случаи, когда судебная практика доказывает противоположную точку зрения в данном вопросе, тем не менее, если вы не хотите возникновения спорных моментов, факсимиле лучше не использовать. 

Источник: https://spmag.ru/articles/kto-mozhet-podpisyvat-pervichnye-dokumenty

Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: