Какие документы являются офециальными

Содержание
  1. Официальный документ в уголовном праве: понятие и признаки
  2. Отличительные особенности официального документа
  3. Подделка официальной документации
  4. Перечень документов удостоверяющих личность
  5. Документ, удостоверяющий личность
  6. Предъявление паспорта
  7. Постоянные документы гражданина РФ
  8. Временные документы
  9. Для ребенка
  10. Для иностранных граждан
  11. Какие документы не удостоверяют личность
  12. Перечень обязательных внутренних документов ООО
  13. Регистрационные или корпоративные документы ООО
  14. Подтверждение юридического адреса
  15. Подтверждение права на вид деятельности
  16. Кадровые документы
  17. Учетные документы организации
  18. Сроки хранения документов ООО
  19. Как обеспечить хранение документов
  20. Официальный документ – это что такое? Понятие и виды
  21. Классификация
  22. Официальный документ
  23. Типы бумаг
  24. Управленческие бумаги
  25. Хранение и способ передачи
  26. Структура
  27. Назначение
  28. Реквизиты

Официальный документ в уголовном праве: понятие и признаки

Какие документы являются офециальными

Слово «documentum» из латинского языка переводиться, как «подтверждение, доказательство».

Официальный документ в уголовном праве — это должным образом оформленные данные в цифровом или канцелярском виде, предназначенные для подтверждения правовых событий и проишествий.

Официальный документ УК РФ, должен отвечать установленным требованиям, и состоять в бумагообороте госорганов, муниципальных ведомств, а также других учреждений и предприятий.

Отличительные особенности официального документа

Понятие официального документа в уголовном праве РФ имеет свои признаки и классификацию.

Признаки официального документа в уголовном праве, могут различаться по типу указания, правовой силе, месту происхождения, области реализации и обращения, содержательной части предписаний.

Официальный документ применяется в общем обороте и управляется государственными инстанциями, такими как: Минобразование, Минздравоохранение, Госавтоинспекция, Минэкономика и др.

Для того чтобы можно было отличать самостоятельно, что является официальным документом в уголовном праве, а что нет, все вышеперечисленные инстанции изготавливают специальные бланки для внесения сведений резидентами или учреждениями. Каждый такой банк в целях законности и прозрачности ведения отчетности, имеет определенный способ фиксации, что координируется регламентами конкретного ведомства.

Понятие официального документа в уголовном праве четко утверждено и имеет юридическую силу — заполненный должным образом бланк, позволяет прекратить действие какой-либо обязанности или наделяет человека особыми правами, дает возможность получить определенное благо.

В целом, признаки официальной бумаги, могут быть внутренними и внешними. Под внутренними признаками, подразумевается содержание — авторство информативность, а под внешними — масштаб и формат, регистрация, порядок составления заметки и др.

Понятие публичной документации имеет четкую структуру, которая отличается для каждой организации. Бумаги различают по таким критериям:

  • способ перцепции;
  • тип содержания данных;
  • основа возникновения;
  • истинность;
  • прицельность;
  • правила засвидетельствования;
  • правовая значимость;
  • стадия готовности;
  • форма;
  • производительность.

Так как, пока что в РФ не существует единого термина, разные авторы типологий предлагают свои вариантов классификации. Общепринятыми бланками считаются: законы, сертификаты АУЦ, судебные решения, аудиторские заключения, тексты, которые содержат данные властного характера.

Некоторые из официальных бумаг служат для идентификации личности, а некоторые позволяют получать льготы или наделяют персону конкретными прерогативами. В отдельную группу причисляют акцизные марки, они охраняются от подделки особыми маркерами подлинности. Они являются документом госотчетности и подтверждают качество производства определенных товаров и согласованности с ГОСТами.

Не относятся к официальным бумагам таможенная декларация, карточки и реестры учета преступления граждан, но в список могут быть отнесены при определенных обстоятельствах, проездные билеты на метро, а также билеты на авиа и железнодорожный транспорт.

Подделка официальной документации

Под подделкой документации, принято понимать умышленное, злонамеренное искажение сведений при помощи включения в бланк выборочно или полностью недостоверных данных, и не включения правдивых сведений. Создание недействительных ксив или корочек – это в своем роде, подготовительный этап к обману, подготовка преступления. Уголовный кодекс РФ различает два варианта подделки:

  • контактный подлог— это изменение отдельной части и внесение ложных символов, вместо удаленных настоящих;
  • бесконтактный подлог — создание полностью фиктивного.

УК перечисляет ряд официальных документов, за подделку которых, человек может понести наказание. Среди бумаг, за подделку которых Верховный суд может назначить тюремное заключение, отмечают:

  • сведения на электронных носителях, которые были заверены цифровой подписью, или фигурируют в деле преступления;
  • нотариально заверенные бумаги;
  • персональные удостоверения – ксивы, которые выдают в строгом соответствии с законопринятым порядком;
  • бумаги, подлежащие к выдаче судами и органами власти.

Согласно статистическим данным, чаще всего подделывают справки о болезни и донорстве, права на вождение автотранспортом, трудовые книжки, аттестаты о полном (среднем) образовании, а также паспорта авто и платежное поручение.

В отдельную группу относят служебный подлог – это внесение должностными  лицами органов госвласти заведомо искаженных, неправдивых данных в официальные бумаги, которые имеют юридическую силу.

Осуществляется это действие всегда в корыстных целях, соответственно, карается по всей строгости.

Если же по выданным подложным ксивам или бумагам другого типа, будут проводиться противоправные действия, такие как хищение, к примеру, уполномоченный служащий, который их выдавал, будет притянут к ответственности не только за подлог, но за соучастие в хищении.

В современном обществе защита интересов человека, затруднена, а часто и невозможна без документального удостоверения юридических фактов и отношений. Важной гарантией осуществления гражданских становиться уголовная ответственность за подделку важных бумаг.

цель уголовно — правовой охраны публичных бумаг — это сохранение в обществе абсолютного доверия к таким бумагам.

Если законодательство не будет заниматься контролем их выдачи и реестра то, к примеру, выданное решение суда, стороны участвующие в процессе, выполнять не станут, ведь будут считать, что велика вероятность подделки.

Так же обстоит ситуация с идентификацией личности, если люди не будут доверять паспортным данным, то в стране начнется полный беспредел — чужое имущество можно будет оформить на себя, забрать денежный вклад из банка или вовсе отжать машину, оформленную на другое имя.

Система защиты официальных документов и их регламентации, пока что не до конца сформирована, каждый в год Верховным судом вносятся поправки в Уголовный Кодекс и нормативно правовую базу. Узнать о нововведениях связанных с оформлением юридически важных бумаг и порядком их выдачи, вы можете в квалифицированных юристов или на сайте Минюста РФ.

Источник: https://yurister.ru/ugolovnoe-pravo/ofitsialnyy-dokument-v-ugolovnom-prave.html

Перечень документов удостоверяющих личность

Какие документы являются офециальными

На территории России существует единая система документов, которые могут удостоверять личность и гражданство. Одни являются постоянными, другие могут служить подтверждением личности временный промежуток.

Документ, удостоверяющий личность

Такие документы могут быть:

1.Универсальными;
2.Специфичными.

  • Паспорт гражданина РФ;
  • Загранпаспорт гражданина РФ;
  • Военный билет;
  • Временное удостоверение личности.

В паспорте содержится основная информация о человеке. Его выдают в паспортном столе или Главном Управлении по вопросам миграции (ГУВМ) в 14 лет, далее меняют через 6 лет, а затем еще через 25, а также при смене фамилии. Для получения нужно собрать определенный набор других официальных бумаг и оплатить взнос или государственную пошлину. Каждый документ имеет индивидуальные серию и номер.

Загранпаспорт дублирует основную информацию паспорта и необходим при поездках в другие страны.

Его можно оформить на разные сроки: на 5 лет, на 10 лет.

К разновидностям этого документа относятся:

  • Дипломатический паспорт, который получают сотрудники дипломатической миссии;
  • Служебный – он выдается работнику на время пребывания заграницей по работе на срок до 5 лет.

Военный билет имеют только военнообязанные или военные служащие. Таковыми считаются все мужчины в возрасте от 18 лет и медицинские работники.

Временное удостоверение необходимо, если человек меняет паспорт или же только оформляет его (последнее больше относится к иностранцам, получившим российское гражданство).

При получении паспорта этот вариант теряет свою силу, но до того момента дает своему владельцу определенные права и обязанности.

Он не будет полностью заменять основную форму на это время и имеет определенные ограничения в использовании.

Другая группа документации более специфична и используется в отдельных ситуациях:

  • Для оплаты налогов;
  • При поездках за рубеж;
  • При обращении в банк.

Сюда относятся такие официальные бумаги, которые используют при:

  • Регистрации в стране (миграция, убежище, паспорт гражданина СССР);
  • Оплате налогов;
  • Получении страховки;
  • Перемещении внутри страны (пассажирский);
  • Ношении и хранении оружия;
  • Сдаче экзаменов.

Предъявление паспорта

Существует множество ситуаций, в которых он может потребоваться:

  • Регистрация брака;
  • Обращение к нотариусу;
  • Обращение в суд;
  • Оформление кредитов;
  • Получение доверенности, вступление в наследство;
  • Прием на работу или увольнение;
  • Отправка или получение посылок на почте;
  • Оформление пенсии и другого социального пособия;
  • Заключение договоров и соглашений;
  • Обращение в больницу без полиса;
  • Покупка табака и алкоголя.

Проверка основного официального варианта может наступить, если полицейский подозревает человека в преступлении: имеется какая-либо информация по этому поводу, или объявлен розыск.

Обычно эта информация подается в оперативных сводках, и сотрудники проводят рейды и розыскные операции. При проверке документов сотрудник полиции обязан разъяснить основания для этого.

Также документацию проверяют, если человек:

  • Сбежал из тюрьмы или из-под ареста;
  • Скрывается от судебных приставов;
  • Пытался покончить с собой;
  • Нарушил комендантский час;
  • Опасен для людей (инфекция или психоз);
  • Незаконно проник в охраняемое место.

Постоянные документы гражданина РФ

Главный официальный документ в процессе идентификации человека – это паспорт. Виды этого документа могут быть разными в зависимости от времени получения. Главным является паспорт гражданина Российской Федерации.

Если выдан еще советский паспорт, то по закону нет необходимости его менять. Вариант образца 1974 года действителен на протяжении всей страны и полностью аналогичен российскому варианту.

Можно даже не заменять его в 45, а только вклеить туда новую фотографию и поставить печать в миграционной службе.

Долгое время по этому поводу велись споры, но в конце концов право использовать советский паспорт закрепилось на уровне Верховного суда. Если принуждают заменить этот документ, можно обратиться в суд, и он встанет на сторону гражданина в этом случае.

Также постоянным является свидетельство о рождении, если речь о подростке. Если он родился заграницей, при условии что родители граждане РФ, то на основании переведенного свидетельства о рождении данной страны ребенку выдается российское.

Особенной категорией в этом отношении являются военные. У них есть военные билеты, которые обязательны для всех категорий, а также документы в зависимости от рода службы: морская, летная.

Временные документы

В случае замены основного документа выдается временное удостоверение личности. Его можно получить, если паспорт потерялся, испортился, или подошел срок его замены.

Это нужно сделать как минимум дважды в жизни. При замене нужно оплатить пошлину в размере 1500 рублей.

При смене фамилии после замужества также нужно поменять и паспорт, однако женщина вправе оставить старую, тогда менять ничего не придется.

Временный документ получают по заявлению на 2 месяца. Затем либо выдается паспорт, либо продлевается временное удостоверение.

Оно является неполноценной заменой паспорту.

С этим удостоверением нельзя:

  • Уехать за рубеж;
  • Зарегистрировать или расторгнуть брак;
  • Оформить собственность, взять кредит или дать деньги в долг под расписку;
  • Изменить место регистрации;
  • Подать документы на оформление загранпаспорта.

Прием на работу не имеет оснований для отказа с таким документом, но многие работодатели предпочитают не связываться с временным удостоверением. Так поступать незаконно, и нужно обратиться в суд для защиты прав работника. Для выдачи временного паспорта не нужно платить государственную пошлину.

Для ребенка

До 14 лет все граждане РФ имеют единственный документ, подтверждающий личность. Это свидетельство о рождении. Также дети регистрируются в паспорте родителей, если им меньше 14 лет. В свидетельстве ставят штамп о гражданстве, который был введен в 2007 году.

Вкладыши о гражданстве, которые давали до 2007 года, также являются действительными. Штамп проставляется ребенку автоматически в ЗАГСе. Подтверждение необходимо, если кто-то из родителей не имеет гражданства, а страна второго родителя не дает ребенку своего.

Для заграничных поездок оформляют загранпаспорт малолетнего ребенка. Это может потребоваться, если у обоих родителей биометрические документы, куда нельзя вписать ребенка. Или же он отправляется за пределы страны с другими родственниками. Но вот подать бумаги на этот вид документации могут только родители.

Для иностранных граждан

Для иностранцев разработано несколько вариантов таких форм:

  1. Основным является паспорт иностранца, форма которого может быть как российской, так и установленной международными соглашениями.

    Если же этот подданный подает документы на российское гражданство, то ему сначала выдают удостоверение, подтверждающее его личность на этот период;

  2. Также иностранцы могут получить документ беженца. В России запрещено иметь двойное гражданство. Вся процедура оформления происходит в миграционной службе.

Во время оформления этих документов иностранцы получают временное удостоверение. Если нет гражданства вообще, то ему выдается документ без подданства. Аналогами этого являются вид на жительство и разрешение на временное пребывание.

Все эти формы нужно продлевать или заменять на основной паспорт. За отсутствие документов человека могут задержать до выяснения личности.

Какие документы не удостоверяют личность

Идентификация человека имеет свое значение в юридическом отношении, поэтому только некоторые документы обладают такой способностью. Наряду с ними имеются удостоверения, подтверждающие определенный статус или деятельность.

  • Документы служащего прокуратуры, адвокатуры;
  • Документы полицейского или работника внутренних дел;
  • Студенческий;
  • Удостоверение государственного работника;
  • Трудовая;

Нотариально заверенная копия паспорта

  • Водительское удостоверение;
  • Справки ветеранов, инвалидов.

Эти документы не позволяют заключать сделки, ать на выборах, то есть выполнять юридически значимые действия. Они нужны, чтобы подтвердить занятость человека в какой-то сфере или принадлежность к какой-то группе (ветеран труда). Как правило, последнее также дает им свои узкие права, но не заменяет основную форму.

На особенном положении находится загранпаспорт. Он нужен для использования в других странах, однако внутри главным является паспорт. Поэтому с заграничным паспортом нельзя идти на выборы или в банк, а также зарегистрировать брак.

Исключение составляют работники, которые постоянно проживают за границами страны по роду службы (сюда же относятся и дипломаты, и сотрудники консульства). Они имеют пометку в паспорте об этом, что полностью приравнивает его к основному.

Перечень документов, удостоверяющих личность, установлен законодательно и включает как постоянные, так и временные бумаги. Отсутствие паспорта или его неправильное оформление является основанием для наложения штрафа.

Сотрудники органов охраны правопорядка имеют право проверять эти документы.

Источник: https://MigrantVisa.ru/russia/pasport/udostoverenie-lichnosti/

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Какие документы являются офециальными

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

  1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
  2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
  3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
  5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
  6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
  7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
  9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
  10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
  11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

  1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
  2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
  3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
  4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
  5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

  1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
  2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
  3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
  4. Положение о защите персональных данных работников.
  5. Личные карточки работников по форме Т-2.
  6. Штатное расписание по форме Т-3.
  7. Графики отпусков по форме Т-7.
  8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
  9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
  10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
  11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
  12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
  13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
  14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

  1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
  2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
  3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
  4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
  5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения
Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, 75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) 5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза 4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.

Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru

Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа…

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/dokumenty-organizacii/

Официальный документ – это что такое? Понятие и виды

Какие документы являются офециальными

Документы существуют достаточно давно. Они появились вместе с письменностью. Ключевыми функциями документов являются фиксация и последующая передача информации, запись сведений и их сохранение. При реализации этих задач используются различные, в том числе и официальные документы. Области общественной жизни, в которых они используются, самые разнообразные.

Классификация

Как выше было указано, в разнообразных сферах жизни используются разные, в том числе официальные документы. Какие еще существуют носители информации? Бумаги могут быть личными. Такие документы создаются вне служебной деятельности либо исполнения общественных обязанностей. Они включают в себя переписку, дневники, воспоминания.

Официальный документ

РФ – страна с особым государственным устройством. На ее территории действует законодательство, функционируют ветви власти, госорганы. В качестве основы деятельности последних выступают официальные нормативные документы.

Эти акты устанавливают порядок функционирования институтов, пределы их компетенции, обязанности, права, ответственность должностных лиц. Их создание – кропотливая и трудоемкая работа. Официальными документами являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч.

Большинство из них имеет управленческую направленность.

Типы бумаг

В зависимости от способа фиксирования сведений выделяют:

  1. Текстовый документ. Это такой акт, в котором присутствует информация речевого характера. Она фиксируется любой звукозаписывающей системой или любым видом письма.
  2. Электронный официальный документ. Это акт, созданный и читаемый с использованием компьютера.
  3. Машинописный официальный документ. Это акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств.
  4. Рукописный официальный документ. Это бумага, в которой знаки наносятся от руки.

Указанные категории актов используются в деятельности предприятий, органов власти. Службы делопроизводства осуществляют обработку и хранение документов.

Управленческие бумаги

В зависимости от отношения к административному аппарату предприятия или органа власти различают документы:

  1. Входящие.
  2. Внутренние.
  3. Исходящие.

Акты различаются также по уровню ограничения доступа. По данному признаку выделяют документы:

  1. Секретные. Они помечаются специальным грифом. Для работы с такими документами необходимо специальное разрешение.
  2. Простые.
  3. Служебного использования. Эти акты также помечаются соответствующим грифом. Они используются сотрудниками органа власти или предприятия.

По данному признаку документы разделяют на:

  1. Подлинники.
  2. Дубликаты.
  3. Копии.

Оригинал акта – первый либо единственный экземпляр, имеющий юридическую силу. Подлинник удостоверяется собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати и имеет регистрационный индекс.

В оригинале в обязательном порядке присутствуют сведения, которыми подтверждается его достоверность. Например, это может быть информация о месте, времени создания. Дубликат – повторный экземпляр оригинала. Этот документ также обладает юридической силой.

Он оформляется в случае утери подлинника. Копия представляет собой акт, в котором полностью воспроизводится информация оригинала, внешние его признаки. При этом она не обладает юридической силой.

Копия может иметь специальные реквизиты, удостоверяющие ее соответствие подлиннику. В этом случае она приобретает юридическую силу.

Хранение и способ передачи

Для каждого официального документа устанавливается свой срок нахождения в архиве. Акты могут быть постоянного, временного (до 10 лет) или долговременного (более 10 лет) хранения. Срок определяется Федеральным архивом и закрепляется в перечне документов. В зависимости от метода передачи различают:

  1. Письма.
  2. Телефонограммы.
  3. Телеграммы.
  4. Факсограммы.
  5. Телексы.
  6. Электронные сообщения.

Каждый официальный документ используется в определенных целях. Управленческие акты в зависимости от содержания могут быть:

  1. Организационно-распорядительными. К ним относят, в частности, уставы, положения, приказы, решения, инструкции, регламент, штатное расписание и так далее.
  2. Справочно-информационными. В эту категорию включены телеграммы, письма, пояснительные, служебные, докладные записки, акты, справки и проч.
  3. Бумаги по личному составу. К ним относят личные дела, приказы, трудовые книжки, заявления, договоры, резюме, анкеты, характеристики и так далее.

Структура

Выделяют два компонента, составляющие официальный документ. Это информационный и правовой элемент. В начале 70-х гг. в архивоведении было введено новое понятие. Им стал термин “документная информация”.

Под ней следует понимать общественные сведения либо переработанные на уровне человеческого мышления формы и виды различных данных и зафиксированные на материальном носителе для обработки и хранения.

Анализируя существующие определения документа, выделяется несколько подходов к его толкованию. Он является:

  1. Материальным объектом.
  2. Носителем информации.
  3. Документированными сведениями.

Назначение

Используемые на практике определения документа подчеркивают его информационную суть. Акт, отобразив сведения, обеспечивает таким образом их сохранение и накопление. Вместе с этим документ предполагает возможность дальнейшей передачи информации другим лицам, многократное ее использование.

Выступая в качестве носителя данных, он является неотъемлемым элементом внутренней организации любой фирмы, организации, предприятия. Информация используется при принятии административных решений, применяется как доказательство их исполнения и источник обобщения сведений. Кроме этого, документ выступает в качестве материала для справочно-поисковой деятельности.

В рамках управления он является предметом труда и его результатом, поскольку решение записывается и закрепляется в акте.

Реквизиты

Они представляют собой обязательные элементы, присутствующие на каждом документе. К ним, в частности, относят:

  1. Наименование.
  2. Текст.
  3. Дату.
  4. Резолюцию.
  5. Гриф утверждения/согласования.
  6. Адресат и проч.

В разных актах присутствует различное количество реквизитов. Их число определяется целью создания документа, требованиями, которые предъявляются , назначением и прочими факторами. Во многих документах количество реквизитов строго ограничено. Если в акте отсутствует или неправильно указан какой-либо из обязательных элементов, то он может быть признан недействительным.

Источник: https://FB.ru/article/277120/ofitsialnyiy-dokument---eto-chto-takoe-ponyatie-i-vidyi

Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: