Как написать письмо-отказа от предоставления конфиденциальной информации?

Содержание
  1. Инструкция, как отозвать согласие на обработку персональных данных
  2. Какие права у субъекта персональных данных
  3. Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных
  4. Образец письма сотруднику о невозможности предоставления конфиденциальной информации
  5. Оформляем образец обязательства о неразглашении персональных данных работников
  6. Письмо-отказ
  7. Ответ на запрос органов о предоставлении ПДн работников
  8. Письмо о предоставлении информации
  9. Работник решил взять кредит. Готовые ответы на запросы банка
  10. Справочник Бухгалтера
  11. Письмо о невозможности предоставления документов образец
  12. Отказ от предоставления персональных данных
  13. Письмо-запрос
  14. Ответ в налоговую о невозможности предоставления документов
  15. Отказ от предоставления персональных данных. Образец и бланк для скачивания 2020 года
  16. Что входит в понятие персональных данных
  17. Обязанность испрашивать согласие
  18. Составляем отказ
  19. Допускается ли работа с данными без согласия
  20. Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом
  21. Базовый шаблон письма с отказом
  22. Более детальное письмо-отказ
  23. Письмо-отказ, с которым вы не согласны
  24. Письмо-отказ, когда идея не сработала
  25. Письмо-отказ
  26. Как грамотно написать письмо-отказ
  27. Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
  28. Структура и примерное содержание письма-отказа
  29. Стиль письма-отказа
  30. Оформление письма-отказа

Инструкция, как отозвать согласие на обработку персональных данных

Как написать письмо-отказа от предоставления конфиденциальной информации?

Отозвать согласие на обработку персональных данных, данное оператору, в ряде случае бывает не так просто. Особенно, если вы ещё состоите в договорных отношения с оператором персональных данных, или между вами действуют взаимные обязательства.

В конце статьи я приведу несколько примеров, когда оператор персональных данных однозначно обязан прекратить использовать ваши данные и удалить их, и когда он может законно отказать вам в их уничтожении.

Вступая в гражданско-правовые взаимоотношения, заключая какие-либо договоры, или предоставляя информацию о себе, у вас должны спросить согласие, на обработку ваших персональных данных.

Если юридическое лицо начнёт использовать ваши персональные данные без вашего согласия, то ему будет грозить штраф на сумму до 75 000 рублей.

Если юридическое лицо проигнорирует требование об уничтожении ваших персональных данных, штраф составит 45 000 рублей.

Контролирующие и надзорные органы в данном случае будут – Роскомнадзор, Роспотребнадзор, Федеральная антимонопольная служба, Центральный Банк, если оператор является кредитной организацией.

В конце статьи я укажу ссылку на скачивание образа заявления об отзыве согласия на обработку персональных данных. Также я укажу ссылку для подачи жалобы на действия оператора.

Какие права у субъекта персональных данных

1. Гражданин имеет право не давать согласия на обработку своих персональных данных. Строго говоря, чтобы оператору составить договор, например, брать с вас согласия не нужно. Оператор не имеет право использовать ваши данные, они так и останутся в договоре. Но конфиденциальность ваших данных он обязан сохранить.

2. Субъект персональных данных имеет право получить информацию у оператора персональных данных о мерах принятых для защиты его персональных данных. Также получить информацию о лицах, допущенных к обработке его персональных данных.

3. Оператор обязан вести ряд внутренних нормативных документов, организующих работу с персональными данными. В том числе, у него должны быть изданы документы, определяющие политику оператора в отношении обработки персональных данных, положение о защите, хранении и их обработке.

4. Ваши персональные данные должны храниться на серверах и информационных базах в России. За данное нарушение предусмотрена самая большая ответственность оператора, до 18 млн. рублей за повторное нарушение данного требования.

5. Оператор обязан прекратить обработку персональных данных, если цель такой обработки достигнута. В том числе, он должен уничтожить данные, если вы отозвали согласие на обработку персональных данных.

Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных

Частью 2 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных”, предусмотрена возможность отозвать своё согласие на обработку персональных данных. Отозвать согласие можно по разным причинам. Следует обратить внимание на то, что хоть формально возможность отозвать согласие имеется, но не всегда удаётся это сделать.

В конце я приведу пример, почему банки законным образом отказывают в отзыве согласия и уничтожении ваших персональных данных.

Итак, если вы решили отозвать согласие вам нужно сделать ряд действий.

1. Подготовить заявление на отзыв согласия. Отзыв пишется в свободной форме, главное указать от кого вы направляете его и кому.

2. Если вы обратитесь к оператору лично, то дайте ему два заявления, на одном пусть представитель оператора напишет, что документ принят. Укажет дату принятия, входящий номер, свою должность и Ф.И.О. Этот экземпляр вы заберёте себе.

3. По истечению 30 дней с момента подачи заявления оператору, он должен уничтожить ваши персональные данные. О чём необходимо составить акт. Вы можете обратиться с запросом о предоставлении вам информации об уничтожении ваших персональных данных.

4. Если оператор не реагирует на ваши запросы, вы можете подать жалобу в надзорную инстанцию. ФАС оштрафует, например, за недобросовестное распространение рекламы, если вы её получаете на свою почту или телефон.

5. В том случае, если оператор отказал вам в отзыве согласия и уничтожении данных, он должен сообщить о причинах такого отказа.

Чаще всего отзывают согласие на обработку персональных данных у банков. И, практически всегда, банк отказывается это сделать. Отказ может быть связан с двумя причинами. Первая – вы ещё состоите с банком в договорных отношениях, вторая – банк ссылается на Федеральный закон № 115-ФЗ “О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем”.

В обоих случаях отказ банка будет правомерен. Например, в соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона № 115-ФЗ, банк обязан хранить ваши персональные данные пять лет, и предоставлять их уполномоченному органу по его запросу, такому как Росфинмониторинг (финансовая разведка). 115-ФЗ связан с соблюдением правопорядка, поэтому он имеет главенствующее значение.

Имеется судебная практика. Согласно апелляционному определению Московского городского суда от 14 июня 2019 года по делу № 33-25479, отказ банка, со ссылкой на 115-ФЗ, в отзыве согласия, был правомочным.

Ссылки:жалобы сюда – https://petition.rospotrebnadzor.ru/petition/либо сюда – delo@fas.gov.ru.образец заявление здесь – ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c6814a4b333aa00aed285ea/instrukciia-kak-otozvat-soglasie-na-obrabotku-personalnyh-dannyh-5ebaf1c27a0ac263c0def3f9

Образец письма сотруднику о невозможности предоставления конфиденциальной информации

Как написать письмо-отказа от предоставления конфиденциальной информации?

Роскомнадзор вправе привлечь оператора к ответственности по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ. Максимальный штраф – 75 000 руб. Обоснование Трудовой кодекс РФ Статья 88.

Передача персональных данных работника При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).

Оформляем образец обязательства о неразглашении персональных данных работников

Количество людей, в чьи обязанности входит обработка и неразглашение , может различаться. Если в малых организациях все ограничивается лишь главным бухгалтером, то в средних и крупных компаниях сотрудники, работающие с личной информацией, числятся в структурных подразделениях:

  1. отдел персонала;
  2. отдел информационных технологий;
  3. отдел продаж или отдел обслуживания (если речь идет об информации о клиентах).
  4. бухгалтерия;

Список может быть расширен в зависимости от специфики и структуры организации.

Таким образом, в пакет типовых кадровых документов работодателя должна входить форма обязательства о неразглашении персональных данных.

Оптимальный срок для подписания этого документа ответственными лицами — в момент приема на работу. Статья о неразглашении персональных данных третьим лицам (ст.

7) содержится в . Однако просто существование закона «О

Письмо-отказ

Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы. Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки.

Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.

Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е.

условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата). Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии.

Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления.

Ответ на запрос органов о предоставлении ПДн работников

Убедиться, что запрос не противоречит законодательству Российской Федерации.

Запрос не должен содержать требование о предоставлении персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных согласно пункту 2 статьи 14 главы 3 Закона. Лишь после данных действий составляется ответ.

Если запрос составлен неверно, или указанные требования противоречат законодательству Российской Федерации, заполняется соответствующий бланк отказа, где подробно указывается причина отказа в предоставлении информации.

При необходимости (если требуется подробно описать причину отказа, или же если при составлении запроса допущено сразу несколько ошибок) вместе с бланком отказа составляется разъяснение. Если запрос составлен верно и не противоречит законодательству Российской Федерации, заполняется соответствующий бланк предоставления сведений.

Если ответ должен содержать персональные данные субъекта

Письмо о предоставлении информации

С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.

Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью.

Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с .

Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения.

Работник решил взять кредит.

Готовые ответы на запросы банка

Проверьте, чтобы вы указали цели обработки персональных данных и срок действия согласия (образец ниже). Он должен быть не менее срока действия кредитного договора. Также отразите все другие обязательные сведения ().

Пропишите в согласии только те персональные данные сотрудника, которые он готов сообщить через вас банку. Для этого заранее спросите у работника, какую информацию по запросу банка он планирует раскрывать.

Когда получите согласие работника на передачу персональных данных, подготовьте письменный ответ банку в свободной форме (образец ниже).

В письме вы обязаны предупредить банк, что он вправе использовать данные только в целях, для которых вы сообщаете эти сведения ().

Если сотрудник не даст согласие на передачу персональных данных, работодатель не вправе предоставить банку необходимые сведения.

Но это происходит редко, ведь сам работник заинтересован в кредите.

Справочник Бухгалтера

Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств.

Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей. Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  2. «в соответствии с заключенным договором»;
  3. «на основании наших предварительных договорённостей»;
  4. «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

Письмо о невозможности предоставления документов образец

:

  1. в электронном формате.
  2. на бумаге (например, в виде копий);

Исполнить требование ИФНС о представлении документов налогоплательщик обязан в течение 10 рабочих дней с момента его получения (абз.

1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ. Если в течение 12 месяцев уже имел место факт привлечения к ответственности за аналогичное правонарушение, то размер штрафа увеличится вдвое и составит 400 руб.

Отказ от предоставления персональных данных

Предоставлять персональные данные нужно, например, при устройстве на работу, подаче заявлений в садик, школу, другие учебные заведения, больницы, поликлиники, банковские, кредитные учреждения и т.д. По большому счету, согласие на предоставление персональных данных требуется только в отношении специальных и биометрических сведений.

Если говорить проще, общедоступная информация, т.е. информация из паспорта, ИНН, СНИЛС, может использоваться совершенно свободно, конечно, в рамках закона и без нарушения этических и моральных норм. А вот если кому-либо понадобились данные, касаемые религии или национальности человека, его здоровья или судимостей, взаимоотношений с работодателями (текущим и бывшими) и т.п.

очень личные сведения – их можно получать только с согласия гражданина, оформленного в письменном виде. В соответствии с законодательством РФ, любой человек имеет полное право отказаться от

Письмо-запрос

Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Ответ в налоговую о невозможности предоставления документов

4 ст. 88 НК РФ, Постановление Президиума ВАС от 15.03.2012 № 14951/11 по делу № А40-54354/10-4-301 ).

Также, инспекция вправе запросить счета-фактуры, первичные и иные документы, если налогоплательщик в своей НДС-декларации заявил налог к возмещению из бюджета (п. 8 ст. 88 НК РФ). При проведении встречной налоговой проверки инспекция может запросить у вас документы, которые касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, являющегося, в свою очередь, вашим контрагентом (п.

Источник: http://GarantR.ru/obrazec-pisma-sotrudniku-o-nevozmozhnosti-predostavlenija-konfidencialnoj-informacii-50016/

Отказ от предоставления персональных данных. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Как написать письмо-отказа от предоставления конфиденциальной информации?
Федеральный закон 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» предоставляет каждому гражданину возможность решать, кем, когда и в каких целях будут использованы его личные данные.

Отказ от предоставления персональных данных является документом, фиксирующим нежелание гражданина предоставлять заинтересованному лицу личные сведения.

Файлы в .

DOC:Бланк отказа от предоставления персональных данныхОбразец отказа от предоставления персональных данных

Что входит в понятие персональных данных

  • Вышеупомянутый закон «О персональных данных» определяет понятие персональных данных, как информации, которая позволяет достоверно идентифицировать обладателя этих данных. К таким данным относятся:
  • фамилия, имя, отчество, паспортные данные (адрес, место рождения и т.п.);
  • любые сведения, нотифицированные в личных документах: правах, трудовых книжках, дипломах и т.п.;
  • сведения о состоянии здоровья, физических и психических особенностях и др.

Этим же законом определена необходимость заинтересованных лиц запрашивать согласие на обработку в своих целях персональных данных гражданина.

Лицо, которому по желанию гражданина предоставляются для каких-либо целей личные данные, называется оператором персональных данных. В качестве оператора может выступать как государственная организация, так и частная, а также физическое лицо. Оператор несет ответственность за раскрытие третьим лицам полученных персональных данных в рамках действующего законодательства.

Обязанность испрашивать согласие

Законодательно определен запрет на использование, хранение и передачу личной информации о ком-либо без его на то прямо выраженного согласия, кроме особо оговоренных случаев, которые мы рассмотрим ниже. Согласие должно быть оформлено в письменном виде с соблюдением следующих критериев:

  1. конкретность. В документе должен быть четко указан тип информации, согласие на работу с которой предоставляется (ФИО, адрес, домашний телефон и т.п.), тип операций, для проведения которых запрашиваются данные, например, предусмотрено только хранение или передача (кому) и т.п.;
  2. согласие должно быть выражено после того, как субъекту разъяснена его суть;
  3. согласие должно быть осознанным, то есть данным лицом, в полной мере осознающим смысл подписываемого документа.

В организациях должны быть разработаны внутренние нормативные акты, регламентирующие порядок обращения персональных данных работников, а также порядок дачи и отзыва работником согласия на работу с его персональными данными и действий при отказе работника от предоставления персональных данных (Положение о персональных данных). Кроме того, там же определяется и обязанность уничтожения данных после истечения срока их надобности.

Как правило, формы для согласия на обработку персональных данных, отзыва согласия и отказа от предоставления данных являются приложением к Положение о персональных данных и утверждаются одновременно с ним.

Составляем отказ

Отказ работника или иного субъекта персональных данных предоставлять персональные данные является его правом. Никакие санкции за это не предусмотрены. Кроме того, работник по своему желанию в любое время имеет право отозвать уже данное согласие на обработку данных. За это также не предусмотрено никакого наказания.

Однако необходимо помнить, что без использования персональных данных невозможно, например, заключение трудового или гражданско-правового договора, а это значит, что отказ от предоставления персональных данных в данном случае будет равноценен отказу от заключения контракта.

Как уже было сказано выше, организации и другие операторы персональных данных сами могут разрабатывать форму документа. Как правило, в таком случае работнику будет предложено заполнить уже имеющийся бланк.

Законом допускается составление отказа от предоставления персональных данных в свободной форме. На нашем сайте представлен типовой шаблон отказа от предоставления персональных данных, который вы можете индивидуализировать, внеся свои данные.

При составлении документа необходимо соблюдать следующую структуру:

  1. в «шапке» в правом верхнем углу листа указываются: ФИО и должность руководителя организации или физического лица, на имя которого пишется отказ, наименование организации, ФИО и паспортные данные лица, составляющего отказ;
  2. по центру ниже пишется название документа «Отказ от предоставления персональных данных»;
  3. в теле документа четко излагается нежелание предоставлять оператору персональные данные: «При устройстве на работу в ООО «Макинтош» мне было предложено подписать согласие на предоставление персональных данных. Я отказываюсь предоставлять ООО «Макинтош» свои персональные данные, поскольку…»;
  4. указание на то, что работнику (субъекту персональных данных) разъяснены последствия отказа от предоставления данных — если они разъяснялись;
  5. указание на возможность субъекта персональных данных обратиться в суд, если за отказ будут назначены санкции;
  6. подпись и дата составления отказа.
  7. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых после проставления отметки о регистрации документа или о вручении документа остается у написавшего отказ. Второй экземпляр предоставляется оператору данных.

    Допускается ли работа с данными без согласия

    В отдельных, установленных ФЗ «О персональных данных» случаях, личные данные гражданина могут быть использованы без его на то выраженного согласия. В частности, не требуется согласие, если:

    1. данные вносятся в Архивный фонд РФ;
    2. информация предназначена для защиты здоровья и жизни гражданина;
    3. информация используется в целях составления статистических отчетов и является обезличенной (например, процент жителей г. Оренбурга старше 55 лет);
    4. лицо участвует в судебном производстве;
    5. если лицо по закону обязано предоставлять такую информацию;
    6. данные используются членами семьи для личных нужд и нужд семьи, и др.

Источник: https://zakonius.ru/obrazec/otkaz-ot-predostavleniya-personalnyh-dannyh

Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом

Как написать письмо-отказа от предоставления конфиденциальной информации?

У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.

Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.

Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно.

Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование.

Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.

Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.

Базовый шаблон письма с отказом

Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается.

Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю.

Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.

Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях.

Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.

Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:

  1. Поблагодарить.
  2. Сообщить об отказе.
  3. Описать главную причину отказа.
  4. Дать надежду.

Например:

Уважаемый Петр Петрович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя или название организации]

Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:

Уважаемый Каллистрат Модестович,

Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.

[Ваше имя]

Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими.

Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени.

И собственного и вашего.

Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:

Уважаемый Емельян Бенедиктович,

Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Более детальное письмо-отказ

Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы.

Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение.

Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.

В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:

Уважаемый Лукум Марципанович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования.

Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?

С уважением,

[Ваше имя или название организации]

Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:

Уважаемая Ариадна Посейдоновна,

Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами.

Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

Теперь вариант для поставщика:

Уважаемый Илья Владимирович,

Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны.

После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой.

Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.

Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.

Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,

[Ваше имя]

Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением.

В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем.

Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.

Письмо-отказ, с которым вы не согласны

Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям.

Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации.

Не очень приятное чувство.

Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.

Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».

Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.

Письмо-отказ, когда идея не сработала

Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.

В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.

Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

[Ваше имя]

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими.

Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара.

Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Источник: https://clubshuttle.ru/kak-napisat-pismo-otkaz

Письмо-отказ

Как написать письмо-отказа от предоставления конфиденциальной информации?

Письмо-отказ (на английском “letter of denial”) это документ в котором отправитель вежливо отклоняет предложение и/или запрос ранее поступившие от получателя.

Данное письмо например может направить работодатель в ответ на просьбу работника о дополнительном оплачиваемом отпуске или арендодатель в ответ на запрос от потенциального арендатора также его может направить банк отказывающий в кредите заявителю.

То есть данный документ может быть направлен любым лицом в ситуации, когда требуется официальный отказ.

Шаг 1. Перед написанием данного письма тщательно ознакомьтесь с первоначальным запросом (на который вы хотите ответить отказом) во избежание возможной путаницы.   
     
Шаг 2.    Будьте конкретны в указании причины отказа и по возможности предложите альтернативу, например предложите другую дату (при запросе дополнительного отпуска).            

Шаг 3.    В написании письма будьте вежливы и профессиональны. Агрессивный и тем более оскорбительный ответ может послужить причиной обвинений и судебного преследования в будущем.    

Шаг 4.    Подпишите письмо-отказ. 

Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

 Исх. № 1 
от «01» июня 2018г.

Уважаемый Петр Петрович!

С сожалением вынуждены сообщить, что ваша просьба о дополнительном оплачиваемом отпуске была отклонена. После тщательного рассмотрения вашего запроса было принято решение, что в настоящий момент подобный запрос не может быть удовлетворен.

Тот период времени, который вы указали в запросе как дни оплачиваемого отпуска, является наиболее интенсивным для нашей компании в течение всего года.

Для нас было бы крайне неэффективно и нецелесообразно потерять на указанный период одного из наших лучших работников.

Каждый год в этот период повышается риск возникновения нестандартных ситуаций и мы не думаем, что без вас сможем с ними справиться.  

Мы настоятельно рекомендуем пересмотреть даты отпуска и направить запрос повторно.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

г-ну Петрову Петру Петровичу

Адрес : г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1 
от «01» июня 2018г.

Уважаемый Петр Петрович!

Настоящим хочу поблагодарить вас за проявленный интерес к вакансии «Ассистент юриста» в ООО «Джон доу». За непродолжительный период мы получили большое количество впечатляющих резюме от кандидатов и с сожалением вынуждены сообщить, что в настоящий момент мы не готовы рассматривать вашу кандидатуру в качестве соискателя на данную позицию. 

Выражаю вам нашу признательность за потраченное время и призываю вас в дальнейшем, при появлении новых вакансий в нашей компании, откликаться на них и направлять нам ваше резюме.

Мы приняли во внимание ваш опыт ассистента нотариуса, который может нам быть полезен после того, как в скором будущем мы откроем нотариальную контору.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору
ООО «Джейн Доу»
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1 
от «01» июня 2018г.

Уважаемый Петр Петрович!

Настоящим выражаю благодарность за проявленный интерес в аренде помещения расположенном на первом этаже в Торговом центре «Радуга» город Ярославль.

Тем не менее с сожалением вынужден сообщить, что ваш запрос на аренду помещения был отклонен. Поводом к отказе послужило то, что предложенные вами ставки арендной платы не соответствуют нашим бюджетным требованиям.

В случае, если вы пересмотрите предложенный вами размер арендных ставок в сторону увеличения мы с радостью повторно рассмотрим ваш запрос.

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

АО «Джон доу Банк» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору 
ООО «Джейн Доу» 
г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 1 
от «01» июня 2018г.

Уважаемый Петр Петрович!

После рассмотрения вашей заявки на кредит для малого бизнеса с сожалением вынуждены сообщить об отказе в ее удовлетворении.  

В настоящий момент, ваша компания не соответствует нашим требованиям к заемщикам согласно которым годовой оборот компании заявителя должен составлять не менее 1 500 000 (Одного миллиона пятьсот тысяч) рублей. В случае, если в будущем показатели вашей компании изменятся мы с радостью повторно рассмотрим вашу заявку.

Быть может в настоящий момент вас заинтересуют наши кредитные предложения для физических лиц, без дополнительных требований налагаемых на юридические лица. В приложении направляем вам наш буклет.

Председатель правления

АО «Джон доу Банк»                          _________________                      Иванов И.И.

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Источник: https://formadoc.ru/entity/mails/pismo-otkaz/

Как грамотно написать письмо-отказ

Как написать письмо-отказа от предоставления конфиденциальной информации?

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

  • необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
  • важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
  • невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
  • психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

  • начало (заголовок и обращение);
  • основной (информативный) раздел;
  • заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Источник: https://www.papagroup.ru/article/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz/

Юрист поможет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: